Удаленка Webasyst: учёт рабочего времени команды магазина

Контент-менеджер работает из дома, менеджер заказов из другого города, поддержка выходит на вечернюю смену. Все на связи, но руководитель не видит главного. Сколько времени ушло на заказы, а сколько на контент? Кто сегодня в отпуске? Что вообще было сделано за день?

Спрашивать каждого в чате неудобно, а таблицы с часами никто не заполняет. Для этого в Webasyst есть приложение «Удаленка» (Status). Сотрудник отмечает свой рабочий день на шкале, пишет короткий отчёт и выбирает, над какими задачами работал. Руководитель видит всю команду на одной странице и получает отчёты за любой период.

Ниже разберём приложение по шагам на примере магазина, где трое сотрудников работают удалённо.

Зачем магазину Удаленка

• Учёт времени без таблиц. Сотрудник тратит на отметку дня меньше минуты.
• Прозрачность удалённой работы. Видно, кто когда работал и что сделал.
• Время по направлениям. Понятно, сколько часов уходит на заказы, поддержку, контент и маркетинг.
• Статусы команды. Отпуск, больничный, командировка и встречи видны всем.
• Отчёты за период. Часы по каждому сотруднику и направлению за месяц в пару кликов.

Как устроен интерфейс

Слева находится боковая панель:

• «Мой статус». Ваш рабочий день и итог часов за текущую неделю.
• «Вся команда» и группы. Лента дней всех сотрудников или отдельного офиса. Группы берутся из приложения «Команда».
• «Пользователи». Сотрудники с часами за неделю и статусом дня.
• «Работы». Направления, по которым распределяется время, с часами за неделю.
• «Отчеты». Сводка за выбранный период.

wa-magazin.ru

На странице «Вся команда» у каждого сотрудника есть шкала дня. Цветные отрезки показывают рабочее время и направления работы, вертикальные метки показывают действия в приложениях Webasyst. Под шкалой выводится отчёт за день, справа статус: «Удаленно», «в отпуске» и другие. На круговой диаграмме справа видно, сколько часов команда потратила на каждое направление за неделю.

Шаг 1. Заведите работы

Работы в Удаленке задают направления, по которым вы хотите видеть время. Например, «Обработка заказов», «Поддержка клиентов», «Контент и карточки товаров», «Маркетинг и рассылки».

Работа создаётся плюсиком у заголовка «Работы». Нужно указать название и выбрать цвет.

wa-magazin.ru

Не дробите слишком мелко. Четыре-шесть крупных направлений дают понятную картину. Если завести работу на каждую задачу, сотрудники перестанут их отмечать.

Шаг 2. Настройте доступ

Права на Удаленку задаются в приложении «Команда»: выберите сотрудника или группу, откройте вкладку «Доступ» и найдите «Удаленку». Есть три уровня: нет доступа, ограниченный и полный.

wa-magazin.ru

При ограниченном доступе отдельно настраивается:

• Может вести учёт своего рабочего времени. Включено всегда.
• Может смотреть отчёты по всем проектам и пользователям.
• Может видеть данные других пользователей. Всех или только выбранных коллег.
• Может видеть статистику и участвует в работах. Все работы или только нужные.

Типичная схема: сотрудник видит только себя и свои работы, руководитель получает полный доступ.

Шаг 3. Отмечайте рабочий день

Каждый день сотрудник открывает «Мой статус» и отмечает время на шкале.

wa-magazin.ru

Как это работает:

1. Ползунками задаётся начало и конец работы. Кнопка «+» рядом со шкалой добавляет ещё один интервал, если день был разорван.
2. Галочками отмечаются работы, которыми вы занимались. Время делится между ними в процентах, доли можно поправить.
3. «Перерыв» вычитает обед или паузу из рабочего времени.
4. Краткий отчёт за день пишется в поле ниже.

Изменения сохраняются сами, в углу появляется надпись «Сохранено». Отчёт можно сохранить и сочетанием Ctrl+S.

Прошлые дни тоже можно поправить: достаточно кликнуть по нужному дню в ленте. Цветные отрезки на шкале показывают, сколько времени ушло на каждое направление.

wa-magazin.ru

Шаг 4. Ставьте статус дня

Если вы в отпуске, в командировке или на встрече, выберите статус в меню «Статус на сегодня». Можно заранее поставить статус и на завтра.

wa-magazin.ru

Статусы связаны с календарём приложения «Команда». Отпуск, заведённый там, сам появится в Удаленке, и наоборот. Коллеги видят статус рядом с вашим именем в боковой панели и в ленте команды.

Что видит руководитель

Лента команды и офисов

Страница «Вся команда» показывает день каждого сотрудника. Если в «Команде» заведены офисы, например «Мой офис» и «Удаленно», по ним можно открыть отдельную ленту.

wa-magazin.ru

Страница сотрудника

Клик по сотруднику открывает его ленту по дням: время, распределение по работам, отчёты и действия в приложениях. Справа итог недели и разбивка по направлениям.

wa-magazin.ru

Значки под шкалой показывают, в каких приложениях Webasyst сотрудник работал и сколько действий там сделал. Например, сколько обращений обработал в «Поддержке» или сколько ответов дал в «Хабе». Эти данные берутся из системного журнала Webasyst автоматически.

Страница работы

Клик по работе в боковой панели показывает всех, кто на ней работал, по дням. Справа указано, сколько часов за неделю вложил каждый.

wa-magazin.ru

Время онлайн

Под итогом недели есть строка «онлайн». Приложение считает, сколько времени сотрудник провёл в бэкенде Webasyst: активное время, когда он работает и переходит между приложениями, и пассивное, когда вкладка открыта, но ничего не происходит.

wa-magazin.ru

Эти данные видят только сам сотрудник и администратор Webasyst.

Отчёты за период

В разделе «Отчеты» собираются часы по каждому сотруднику и по каждой работе. Период выбирается в меню: последние 30, 90 или 365 дней, конкретный месяц или свои даты.

wa-magazin.ru

Такой отчёт удобен для расчёта оплаты почасовым сотрудникам и для разговора о загрузке. Например, если поддержка стабильно занимает больше всего часов, возможно, пора вынести частые вопросы в базу знаний.

План внедрения на одну неделю

1. Заведите в «Команде» группы или офисы, например «Удаленно».
2. Создайте в Удаленке 4-6 работ по основным направлениям магазина.
3. Выдайте сотрудникам ограниченный доступ: свой учёт и нужные работы.
4. Договоритесь о правиле: отметка и короткий отчёт в конце каждого рабочего дня.
5. Попросите ставить статусы отпуска и больничного, чтобы команда видела, кто на месте.
6. Через неделю откройте отчёт и обсудите с командой, куда уходит время.

Принципы, которые помогают

• Учёт для договорённостей, а не для слежки. Лучше всего Удаленка работает там, где команда понимает, зачем считать время.
• Короткий отчёт важнее точных минут. Одна строка «что сделано» даёт руководителю больше, чем идеальная шкала.
• Мало направлений. Четыре-шесть работ легко отмечать каждый день.
• Статусы заранее. Отпуск, поставленный заранее, избавляет от вопросов «где он».

На что обратить внимание

• Время вводит сам сотрудник. Удаленка не включает таймер. Шкала отражает то, что человек отметил, поэтому важна договорённость о честном заполнении.
• Онлайн считается только в Webasyst. Работа в других программах, звонки и переписка в мессенджерах в это время не попадают. Не делайте онлайн единственным показателем.
• Статусы зависят от «Команды». Без приложения «Команда» не будет групп, офисов и календаря отпусков.
• Приложение давно не обновлялось. Последняя версия вышла в 2022 году. На свежих версиях PHP (8.1 и новее) с включённым выводом ошибок, например в режиме отладки Webasyst, в ответы сервера попадают предупреждения. На нашей тестовой установке из-за этого каждое сохранение дня создавало новую отметку вместо обновления старой, и часы задваивались. Проверьте приложение на тестовой копии, отключите вывод ошибок на рабочем сайте или обратитесь к разработчику. Мы тоже можем помочь с доработкой.

Частые вопросы

Можно ли отметить время задним числом? Да. Кликните по нужному дню в ленте и поправьте шкалу, работы и отчёт.

Сотрудники увидят часы друг друга? Только если вы разрешите это в правах. По умолчанию при ограниченном доступе можно выбрать, чьи данные видит сотрудник.

Можно ли считать оплату по часам? Да, в разделе «Отчеты» есть часы по каждому сотруднику за выбранный период. Итоговую сумму придётся посчитать отдельно.

Откуда берутся действия в приложениях? Из системного журнала Webasyst. Удаленка показывает, сколько действий сотрудник сделал в каждом приложении за день.

Кто видит время онлайн? Только сам сотрудник и администратор Webasyst.

Итог

Удаленка превращает удалённую работу в понятную картину. Каждый сотрудник за минуту отмечает день и пишет, что сделал. Руководитель видит команду, статусы и отчёты за любой период, а время раскладывается по направлениям магазина. Начните с нескольких работ и простого правила «отметка в конце дня», и уже через неделю станет видно, куда уходит время команды.

Приобрести «Удаленку»

Хотите настроить учёт времени для своей команды или доработать приложение под новую версию PHP? Напишите нам в поддержку или оставьте заявку на консультацию.