Team Webasyst: как собрать команду магазина в одном месте

Пока магазин ведёт один человек, вопрос «кто в команде» не стоит. Потом появляется менеджер, за ним кладовщик, контент-менеджер, курьер. И сразу возникают вопросы. Как выдать каждому доступ? Как не открыть кладовщику настройки магазина? Где смотреть, кто в отпуске? Что делать с доступом, когда сотрудник уходит?

Если решать это по ходу дела, получается общий пароль на всех и путаница с правами. Хорошая новость: в Webasyst для этого есть системное приложение «Команда» (Team). Оно уже установлено вместе с фреймворком и управляет людьми сразу во всех приложениях: в магазине, CRM, поддержке и остальных. Ниже разберём его по шагам на примере магазина сумок и рюкзаков.

Что умеет «Команда»

• Сотрудники. Карточки с должностью, контактами и текущим статусом.
• Группы. Отделы магазина, на которые удобно выдавать права.
• Офисы. Отдельная группировка по месту работы: офис, склад, удалённо.
• Приглашения. Пять способов добавить человека, без пересылки паролей в переписке.
• Доступ. Права всех сотрудников и групп по приложениям на одном экране.
• Блокировка. Ушедший сотрудник теряет доступ, а его история остаётся.
• Календарь. Отпуска, больничные, командировки и встречи всей команды.

Главное: сотрудник заводится один раз. Дальше вы решаете, какие приложения ему открыть, и он работает везде под одной учётной записью.

Все сотрудники

На главном экране собраны все сотрудники. На карточке видно имя, логин, должность и статус, например «в отпуске» или «Удаленно». Список можно упорядочить по алфавиту, по дате регистрации или показать сначала тех, кто сейчас онлайн.

wa-magazin.ru

Слева находятся группы и офисы, а ниже разделы «Приглашения» и «Заблокированные». Поиск по сотрудникам тоже здесь.

Группы: отделы вместо ручной настройки

Группы в «Команде» соответствуют отделам магазина. В нашем примере это «Менеджеры», «Склад», «Контент» и «Поддержка». Новая группа создаётся кнопкой «+» рядом с заголовком «Группы». У группы есть название и описание, чтобы было понятно, кто в ней и зачем.

wa-magazin.ru

Права удобнее выдавать группе, а не каждому человеку. Настроили один раз, что отдел «Склад» видит заказы в магазине. Дальше каждый новый кладовщик просто попадает в эту группу и сразу получает нужный доступ.

Офисы работают так же, но отвечают за место работы. В нашем примере часть команды сидит в офисе, а часть работает удалённо.

Как добавить сотрудника

Кнопка «Добавить сотрудника» открывает окно с пятью способами:

• По ссылке. Система создаёт одноразовую приватную ссылку. Её можно отправить через любой мессенджер.
• По email. Сотруднику придёт письмо с одноразовой ссылкой для подключения к вашей команде.
• По коду. Код вводится в мобильном приложении Webasyst, и оно само подключится к вашему аккаунту.
• Логин и пароль. Вы сами задаёте данные для входа.
• Без доступа. Человек появится в «Команде», но не сможет войти в бэкенд. Подходит, например, для курьера, которому нужна только карточка в календаре.

Там же отмечаются группы и офис. Внизу окна сразу видно, какие приложения откроются сотруднику. На скриншоте новый кладовщик попадает в группу «Склад» и получит доступ к Shop-Script и «Команде».

wa-magazin.ru

Если человек уже есть в базе, например как клиент, используйте ссылку «Связать с контактом». Так не появится дубль.

Приглашения

Отправленные приглашения лежат в одноимённом разделе. Для каждого видно, сколько осталось до истечения срока. Приглашение можно отправить ещё раз, скопировать ссылку или удалить.

wa-magazin.ru

Не пересылайте пароли в мессенджерах. Приглашение по ссылке или по email безопаснее: сотрудник сам придумывает пароль, и его никто, кроме него, не знает.

Профиль сотрудника

Клик по карточке открывает профиль. Здесь должность, группы, офис, контакты и лента событий. Справа видно, подключён ли вход через Webasyst ID, есть код для мобильного приложения и календарь сотрудника.

wa-magazin.ru

Webasyst ID стоит подключить каждому. Он даёт безопасный вход с двухфакторной авторизацией и доступ к мобильным приложениям Webasyst.

Доступ конкретного сотрудника

Кнопка «Доступ» в профиле показывает всё, что касается входа и прав:

• Уровень доступа в бэкенд. Нет доступа, ограниченный доступ, администратор или одно приложение.
• Логин и пароль. Их можно сменить.
• Группы. К каким отделам принадлежит сотрудник.
• Права по приложениям. Складываются из личных прав и прав, унаследованных от групп.

wa-magazin.ru

Раздел «Доступ»: все права на одном экране

В разделе «Доступ» собрана таблица: сотрудники по строкам, приложения по столбцам. Сразу видно, у кого полный доступ, у кого ограниченный, а у кого доступа нет.

wa-magazin.ru

Переключатель «Группы» показывает ту же таблицу для отделов. Удобно проверить, что «Склад» видит только магазин, а «Контент» магазин и блог.

wa-magazin.ru

Клик по ячейке открывает настройку прав. Для Shop-Script она подробная: заказы, покупатели, товары, маркетинг, отчёты, дизайн, настройки и права по типам товаров. На примере ниже складу открыт полный доступ к заказам, а остальное закрыто.

wa-magazin.ru

Подробно о том, как устроены права и как настроить их для каждой роли, мы писали в отдельной статье про права доступа сотрудников.

Когда сотрудник уходит

Удалять сотрудника не нужно. Откройте «Доступ» в его профиле и нажмите «Заблокировать контакт». Вход в бэкенд закроется сразу, а заказы, сообщения и история действий останутся на месте.

wa-magazin.ru

Все заблокированные собраны в отдельном разделе. Если человек вернётся, доступ можно открыть снова.

wa-magazin.ru

Календарь команды

Календарь показывает планы всей команды: отпуска, больничные, командировки, встречи и удалённую работу. Выберите день или выделите период, чтобы добавить событие. Фильтры сверху оставят нужный календарь или конкретных сотрудников.

wa-magazin.ru

Событие может менять статус сотрудника. Пока Дмитрий в отпуске, на его карточке виден значок «в отпуске», и коллеги не будут ждать от него ответа по заказам.

Внешние календари, например Google, подключаются через плагины. Тогда события из рабочего календаря сотрудника появятся в «Команде».

Пошаговый старт

1. Создайте группы под отделы: менеджеры, склад, контент, поддержка.
2. Настройте права каждой группы в разделе «Доступ».
3. Пригласите сотрудников по ссылке или email и сразу отметьте группу.
4. Попросите каждого подключить Webasyst ID и включить двухфакторную авторизацию.
5. Внесите в календарь ближайшие отпуска и командировки.
6. Раз в квартал открывайте таблицу доступа и проверяйте, у кого какие права.

Подводные камни

• Общий логин на всех. Нельзя понять, кто что сделал, а при увольнении придётся менять пароль всем. Только личные учётные записи.
• Права поштучно. Если настраивать каждого вручную, рано или поздно кто-то получит лишнее. Выдавайте права группам.
• Администратор для всех. Полный доступ нужен одному или двум людям. Менеджеру заказов не нужны настройки оплаты и дизайн.
• Удаление вместо блокировки. Удаление может оставить заказы и переписку без автора. Блокировка закрывает вход и сохраняет историю.
• Забытые приглашения. Неиспользованные ссылки лучше удалять, особенно если человек так и не вышел на работу.
• Личные и групповые права складываются. Если убрали человека из группы, а доступ остался, проверьте его личные права.

Частые вопросы

«Команда» платная? Нет. Это системное приложение, оно входит в состав Webasyst.

Нужно ли заводить сотрудника отдельно в магазине и в CRM? Нет. Сотрудник заводится один раз, а доступ к приложениям выдаётся в разделе «Доступ».

Можно ли добавить человека без входа в бэкенд? Да, способ «Без доступа». Его профиль будет виден в «Команде», но войти он не сможет.

Как закрыть доступ уволенному? Откройте «Доступ» в профиле и нажмите «Заблокировать контакт». Данные сохранятся.

Чем группа отличается от офиса? Группа отвечает за роль и права, офис показывает место работы.

Итог

«Команда» собирает людей магазина в одном месте: сотрудники, отделы, приглашения, права и календарь. Заведите группы под отделы, выдайте им права, приглашайте людей по ссылке или email и блокируйте ушедших вместо удаления. Тогда доступы станут понятными, а новый сотрудник будет готов к работе за пару минут.

В следующем выпуске серии разберём «Файлы»: облачное хранилище документов команды.

Хотите навести порядок в команде и правах доступа? Напишите нам в поддержку. Поможем настроить группы и права под ваш магазин.