Team Webasyst: как собрать команду магазина в одном месте

Когда магазин ведёт один человек, вопрос «кто в команде» не стоит. Но стоит появиться менеджеру, контент-редактору, курьеру — и возникает россыпь задач: как завести каждому доступ, как объединить их в отделы, как пригласить нового сотрудника, как закрыть доступ ушедшему, где общий календарь смен и отпусков. Если решать это вразнобой, получается бардак с доступами и «а кто это вообще в списке?».

Для этого в экосистеме Webasyst есть системное приложение Team (Команда) — единый центр управления людьми во всех приложениях сразу: магазине, CRM, поддержке и остальных. Разберём, что оно умеет и зачем магазину.

Что такое Team по-простому

Team — это «отдел кадров» вашей системы. Здесь живут все сотрудники, группы (отделы) и расписание. Ключевое: Team управляет людьми на уровне всего аккаунта, а не отдельного приложения. Завели сотрудника в Team — и дальше выдаёте ему доступ к нужным приложениям, а он работает с теми же учётными данными везде.

Это и есть сила единой платформы: не нужно заводить людей отдельно в магазине, отдельно в CRM, отдельно в поддержке. Один сотрудник — одна учётная запись на всё.

Сотрудники и их статусы

У каждого сотрудника в Team есть статус, и его полезно понимать:

• Активный — работает, имеет доступ.
• Приглашён — приглашение отправлено, но человек ещё не принял его.
• Неактивный — деактивирован: доступ закрыт, но история и данные сохранены.
• Без доступа в бэкенд — контакт есть в системе (например, как клиент или подрядчик), но войти в панель управления не может.

Последний статус — важная тонкость: «быть в системе» и «иметь доступ в админку» — разные вещи. Можно пригласить человека вообще без доступа к управлению.

Группы: отделы вместо ручной возни

Сотрудников объединяют в группы — это ваши отделы: «Менеджеры», «Склад», «Контент», «Поддержка». Группы — не просто ярлыки: на них удобно настраивать права доступа один раз, а потом просто добавлять туда новых людей. Это резко упрощает онбординг: новый менеджер попал в группу «Менеджеры» — и сразу получил нужный набор доступов.

Приглашения: как заводить сотрудников правильно

Team поддерживает аккуратный процесс ввода людей:

• Создание сотрудника и отправка приглашения по email — человек сам задаёт пароль, вы не пересылаете пароли в переписке.
• Приглашение без доступа в бэкенд — когда нужно добавить контакт, но не пускать в панель.

Главное правило, которое экономит нервы: никаких общих логинов. У каждого — своя учётная запись. Это и безопасность, и возможность понять, кто что сделал, и мгновенное закрытие доступа при увольнении (деактивация вместо смены общего пароля для всех).

Календарь и расписание

Помимо людей, Team ведёт календарь и расписание команды: события, смены, отсутствия. Можно подключать внешние календари (например, Google) с синхронизацией, а также вести физические локации офисов. Для магазина с несколькими сотрудниками это удобное общее место: кто на смене, кто в отпуске, когда выходные — без отдельной таблицы и переписки.

Зачем это магазину

• Один источник правды о команде. Все сотрудники и отделы в одном месте, а не разбросаны по приложениям.
• Быстрый онбординг. Новый человек → в группу → готовый набор доступов.
• Безопасность при текучке. Уволился — деактивировали, доступ закрылся мгновенно, история цела.
• Прозрачность. Видно, кто в команде, в каком статусе и в каких отделах.

С чего начать

1. Заведите группы под ваши отделы (менеджеры, склад, контент, поддержка).
2. Пригласите сотрудников по email — каждому свою учётку, без общих логинов.
3. Распределите по группам и настройте права на группы (см. статью про права доступа).
4. При необходимости — подключите календарь для смен и отсутствий.

Подводные камни

• Общий логин на всех. Главная ошибка: теряется и безопасность, и понимание «кто что сделал». Только личные учётки.
• Права на каждого вручную. Настраивайте права на группы, а не поштучно — меньше ошибок и проще аудит.
• Удаление вместо деактивации. Уволенного сотрудника лучше деактивировать: доступ закроется, а связанная история (заказы, заявки) останется целой.
• Путаница «контакт» и «сотрудник». «Без доступа в бэкенд» — это не блокировка, а контакт без входа в панель. Не смешивайте управление командой и базу контактов.
• Заброшенный список. Раз в квартал проверяйте, кто в команде и с какими доступами — роли меняются, люди уходят, доступы остаются.

Частые вопросы

Чем Team отличается от прав доступа? Team — это где вы заводите людей и группы; права — что этим людям и группам разрешено в каждом приложении. Работают вместе.

Нужно ли заводить сотрудника отдельно в магазине и в CRM? Нет. Сотрудник заводится один раз в Team, дальше вы выдаёте ему доступ к нужным приложениям.

Можно ли добавить человека без доступа в админку? Да, есть приглашение без доступа в бэкенд — он останется контактом, но в панель не войдёт.

Как закрыть доступ уволенному? Деактивируйте его в Team — доступ закроется сразу, данные сохранятся. Удалять не нужно.

Итог

Team — это центр управления командой во всей системе Webasyst: сотрудники, отделы-группы, приглашения, статусы и календарь в одном месте, общем для магазина, CRM и поддержки. Заведите группы под свои отделы, приглашайте людей личными учётками без общих логинов, распределяйте по группам и деактивируйте ушедших — и команда магазина перестанет быть россыпью разрозненных доступов, а станет понятной и управляемой структурой.

В следующем выпуске серии — Files: облачное хранилище документов и файлов команды.

Хотите навести порядок в команде, доступах и расписании магазина? Напишите нам в поддержку или оставьте заявку на консультацию.