Pocket Lists: задачи и автоматизации, которые наводят порядок в команде магазина

«Не забудь заказать упаковку», «кто отвечает на отзывы на этой неделе?», «надо обновить баннер к акции» — пока магазин ведёт один человек, задачи держатся в голове. Как только появляется команда, голова и переписка в мессенджере перестают справляться: задачи теряются, дедлайны срываются, никто не помнит, кто за что отвечает. Магазин работает, но операционка — в хаосе.

Для этого в экосистеме Webasyst есть Pocket Lists — приложение для задач, чек-листов и автоматизаций. Оно даёт команде общее место для дел, связано с магазином и умеет запускать задачи автоматически по событиям. Этой статьёй мы завершаем серию «Приложения Webasyst». Разберём.

Что такое Pocket Lists по-простому

Pocket Lists — это менеджер задач и чек-листов для команды. Структура простая и гибкая:

• Карманы (pockets) — крупные контейнеры под направления: «Склад», «Маркетинг», «Поддержка».
• Списки — внутри карманов; бывают двух типов: чек-лист (задачи с галочками) и заметки.
• Задачи — собственно дела: с исполнителем, сроком, приоритетом, комментариями и вложениями.

Всё это — в едином аккаунте Webasyst рядом с магазином, CRM и поддержкой, с теми же сотрудниками и правами.

Что умеют задачи

Задачи в Pocket Lists — это не просто строчки «сделать»:

• Назначение на сотрудника — у каждой задачи есть ответственный, видно, кто что делает.
• Сроки и приоритеты — дедлайны и важность, чтобы команда понимала, за что браться в первую очередь.
• Подзадачи — большие дела разбиваются на иерархию мелких шагов.
• Повторяющиеся задачи — то, что нужно делать регулярно (еженедельный отчёт, заказ упаковки), создаётся автоматически по расписанию.
• Комментарии и вложения — обсуждение и файлы прямо в задаче, а не в разрозненной переписке.
• Теги — для группировки и быстрого поиска.

Есть мобильный доступ и обновления в реальном времени, так что задачи всегда под рукой, а push-уведомления напоминают о сроках.

Чек-листы: повторяемое качество

Отдельная сила приложения для магазина — чек-листы. Многие операции магазина выигрывают от единого шаблона:

• чек-лист сборки заказа (проверить комплектацию, упаковку, вложить документы);
• чек-лист публикации нового товара (фото, описание, характеристики, цена, категория, SEO);
• чек-лист подготовки к акции (баннеры, цены, рассылка, проверка остатков).

Когда процесс оформлен чек-листом, его выполняет любой сотрудник одинаково хорошо, а новичок быстро входит в курс. Это и есть повторяемое качество вместо «как вспомнили».

Автоматизации: задачи появляются сами

В Pro-версии Pocket Lists есть автоматизации — правила, которые создают и обрабатывают задачи без участия человека по схеме «событие → условия → действие». И, что важно для магазина, автоматизации умеют реагировать на события Shop-Script.

Это открывает практичные сценарии:

• пришёл крупный заказ — автоматически создать задачу менеджеру «связаться с клиентом»;
• товар закончился на складе — поставить задачу «дозаказать у поставщика»;
• появился новый негативный отзыв — создать задачу «обработать обращение».

Так операционка перестаёт зависеть от того, заметил ли кто-то событие: система сама превращает важные события магазина в задачи с ответственными.

Права: каждому свой карман

Доступ настраивается по карманам и спискам: для каждого кармана сотруднику можно дать нет доступа / ограниченный / полный, а внутри ограниченного — точечный доступ к отдельным спискам. Так отдел склада видит свои задачи, маркетинг — свои, а руководитель — всё. Это и порядок, и аккуратность с данными. Подробно про модель прав — в статье серии про права доступа сотрудников.

С чего начать

1. Заведите карманы под направления магазина (склад, маркетинг, контент).
2. Соберите 2–3 чек-листа под повторяющиеся операции (сборка заказа, публикация товара).
3. Назначьте ответственных и сроки — чтобы задачи были не «ничьи».
4. Настройте повторяющиеся задачи для регулярной рутины.
5. Когда освоитесь — добавьте автоматизации по событиям магазина (Pro).

Подводные камни

• Завести и забросить. Любой таск-менеджер мёртв без привычки им пользоваться. Договоритесь, что задачи живут здесь, а не в мессенджере.
• Задачи без ответственного и срока. «Ничья» задача без дедлайна не делается никогда. Назначайте исполнителя и срок.
• Дубли с мессенджером. Если часть задач в чате, а часть в приложении — теряется и то, и другое. Перенесите операционку целиком.
• Сразу сложные автоматизации. Начните с ручных задач и чек-листов, автоматизации добавляйте, когда процесс устоялся.
• Открытый доступ ко всему. Разнесите задачи по карманам с правами, иначе списки превратятся в общую свалку.

Частые вопросы

Чем Pocket Lists лучше задач в мессенджере? Ответственные, сроки, приоритеты, чек-листы, повторы и история — в одном месте, связанном с магазином, а не в ленте, где всё тонет.

Можно ли создавать задачи автоматически по заказам? Да, в Pro-версии автоматизации реагируют на события Shop-Script и сами создают задачи.

Подходит ли для чек-листов сборки заказов? Именно для этого и подходит: шаблонный чек-лист обеспечивает одинаковое качество у всех сотрудников.

Есть ли мобильный доступ и напоминания? Да, есть мобильный доступ, обновления в реальном времени и push-напоминания о сроках.

Итог

Pocket Lists наводит порядок в операционке магазина: задачи с ответственными и сроками, чек-листы для повторяемого качества, регулярные дела по расписанию и автоматизации, которые превращают события магазина в задачи сами. Всё — на одном аккаунте Webasyst, с правами по карманам и связью с Shop-Script. Начните с пары чек-листов под свои рутинные операции и общего места для задач вместо мессенджера — и команда перестанет терять дела и срывать сроки.

На этом серия «Приложения Webasyst» завершается: экосистема, CRM, поддержка, база знаний и задачи команды — пять инструментов, которые превращают одиночный магазин в слаженную систему. Все они работают на одном аккаунте с общими клиентами и правами — а значит, расти можно без боли интеграций.

Хотите выстроить операционку команды на задачах и автоматизациях, связанных с магазином? Напишите нам в поддержку или оставьте заявку на консультацию.