Pocket Lists: задачи и автоматизации, которые наводят порядок в команде магазина

«Не забудь заказать упаковку», «кто отвечает на отзывы на этой неделе?», «надо обновить баннер к акции» — пока магазин ведёт один человек, задачи держатся в голове. Как только появляется команда, голова и переписка в мессенджере перестают справляться: задачи теряются, дедлайны срываются, никто не помнит, кто за что отвечает. Магазин работает, но операционка — в хаосе.

Хорошая новость: в экосистеме Webasyst есть Pocket Lists («Покет листс») — приложение для чек-листов, задач и автоматизаций от разработчика 1312 Inc. Оно даёт команде общее место для дел, встроено в заказы Shop-Script и в премиум-версии умеет само создавать задачи по действиям с заказами. Этой статьёй мы завершаем серию «Приложения Webasyst» — разберём приложение по шагам и со скриншотами.

Что такое Pocket Lists по-простому

Pocket Lists — это чек-листы и задачи для команды внутри вашего Webasyst. Структура простая:

• Проекты — крупные контейнеры под направления: «Склад», «Маркетинг», «Контент». Права доступа настраиваются как раз по проектам.
• Списки — внутри проектов. Каждый список — это чек-лист: задачи с галочками, выполненные уходят вниз в блок «Выполнено». Список можно сделать личным — его не увидят коллеги.
• Задачи — сами дела: со сроком, приоритетом, ответственным, заметкой, файлами и комментариями.

Всё это — в том же аккаунте Webasyst, что и магазин, с теми же сотрудниками. Приложение в версии 5 заметно переписано: интерфейс стал быстрее, данные обновляются онлайн без перезагрузки страницы, появился REST API для разработчиков и бета-версия мобильного приложения для Android.

Интерфейс: где что находится

Слева — разделы приложения:

• Списки — все чек-листы, сгруппированные по проектам; сверху — личные списки без проекта.
• Задачи — персональный поток задач и срезы по дате, приоритету, заказам Shop-Script.
• Календарь — задачи со сроками на месячной сетке.
• Карта, Канбан, Обсуждения, История — дополнительные представления (часть из них — в премиум-версии).
• Внизу — Архив, Плагины, Настройки и раздел Премиум с описанием платных функций.

Шаг 1. Разложите работу по проектам и спискам

Создайте проекты под направления магазина и списки внутри них. Новый список создаётся кнопкой «+» над списками: вводите название, выбираете, будет ли он общим или личным, — и сразу можно добавлять задачи.

Удобная схема для небольшого магазина:

• Склад — «Сборка заказа», «Закупки у поставщиков».
• Маркетинг — списки под каждую акцию: «Акция «Чёрная пятница»».
• Контент — «Публикация нового товара».
• Личные списки — дела руководителя, которые не нужно показывать команде.

Шаг 2. Соберите чек-листы для повторяющихся операций

Главная сила приложения для магазина — чек-листы. Задачи добавляются как строки в текстовом документе: поставили курсор в «Новая задача», написали, нажали Enter — следующая строка. Отмеченные пункты уходят в блок «Выполнено», и сразу видно, что осталось.

wa-magazin.ru

Хорошие кандидаты в чек-листы:

• сборка заказа — комплектация, сверка артикулов, упаковка, вложения, фото посылки, трек-номер;
• публикация нового товара — фото, описание, характеристики, цена, категория, SEO, проверка на мобильном;
• подготовка к акции — баннеры, скидки, рассылка, остатки, предупреждение службы доставки.

Когда процесс оформлен чек-листом, его одинаково хорошо выполняет любой сотрудник, а новичок быстро входит в курс. Это и есть повторяемое качество вместо «как вспомнили».

Справа у списка — его настройки: «Назначить список» (ответственный сразу за весь чек-лист, а не за каждую задачу), проект, иконка, печать, отправка по почте, архив.

Шаг 3. Добавьте задачам сроки, приоритеты и ответственных

Под каждой задачей — быстрые кнопки «Когда», «Где», «Приоритет» и «Прикрепить». Приоритет отображается цветным кружком, срок — датой под задачей, а число комментариев — значком рядом.

wa-magazin.ru

Клик по задаче открывает её карточку справа. Здесь заметка, автор, срок, повтор, место, приоритет, ответственный, вложения — и лента комментариев, где команда обсуждает задачу, а не пишет в мессенджер.

wa-magazin.ru

Уровней приоритета шесть: «Без приоритета», «Не важно», «Важно», «Срочно», «Критично» и «Горит!». Договоритесь в команде, что они означают, — например, «Горит!» только для задач, от которых прямо сейчас зависят деньги или клиенты.

wa-magazin.ru

Шаг 4. Настройте повторы для регулярной рутины

Еженедельный заказ упаковки, ежемесячная сверка остатков, ежегодное продление домена — такие задачи не нужно создавать заново. В карточке задачи нажмите «Повторять» и выберите интервал: каждый день, каждую неделю, каждые 2 недели, каждый месяц, каждые 3 месяца или каждый год. Под названием задачи появится отметка повтора, например «Каждая неделя».

wa-magazin.ru

Гибкая настройка правил повтора («Настроить…») и повтор целых чек-листов — функции премиум-версии.

Шаг 5. Работайте из потока задач и календаря

Раздел «Задачи» — это ваш персональный поток: сюда автоматически попадают важные задачи из всех списков — срочные, запланированные, назначенные на вас коллегами и отмеченные звёздочкой. Самые важные и срочные всегда наверху, а рядом с задачей видно, из какого она списка.

wa-magazin.ru

Вкладки над потоком дают другие срезы: «По дате», «Приоритет», «Рядом» (задачи с местом на карте), «Shop-Script» (задачи, связанные с заказами), «Задачи» и «Выполнено».

«Календарь» показывает все задачи со сроками на месячной сетке — удобно планировать акции и закупки.

wa-magazin.ru

Шаг 6. Ставьте задачи прямо из заказа Shop-Script

Pocket Lists встроен в карточку заказа Shop-Script: над заказом есть строка «Новая задача». Раскройте её — и поставьте задачу по конкретному заказу: с заметкой, файлами, ответственным, приоритетом, сроком и списком, куда её положить. Подпись в форме прямо говорит: задача видна только пользователям бэкенда, покупатель её никогда не увидит.

wa-magazin.ru

Типичные задачи из заказа: «позвонить клиенту и подтвердить адрес», «проверить наличие на складе», «уточнить у поставщика срок поставки». Ответственный увидит задачу в своём потоке и получит уведомление о назначении.

Автоматизации по заказам (премиум)

В премиум-версии Pocket Lists умеет автоматически создавать задачи по действиям с заказами в Shop-Script. Заказ создан, ушёл в отгрузку, выполнен или оформлен возврат — приложение само ставит задачу по правилу. Правила, ответственные, сроки и приоритеты настраиваются, а в названии задачи можно использовать данные заказа — номер, трек-номер, имя клиента, состав.

Сценарии из описания разработчика:

• заказ переведён «В обработку» → задача «Сборка заказа №…» назначается менеджеру;
• заказ «Отправлен» → через 72 часа, если статус не изменился, задача «Проверить трек…»;
• заказ «Выполнен» → маркетологу задача «Попросить отзыв» с именем и телефоном клиента;
• возврат → руководителю задача разобраться, что пошло не так.

Так операционка перестаёт зависеть от того, заметил ли кто-то событие: система сама превращает важные события магазина в задачи с ответственными.

Кроме автоматизаций, премиум открывает канбан по маркерам задач, маркеры (типы и статусы задач), карту с задачами по местам, ИИ для чек-листов (список дел по короткому запросу через Webasyst AI), повторяющиеся чек-листы, шаблоны быстрого ввода и историю действий. Базовые возможности — проекты, списки, задачи, поток, календарь и работа из заказов — доступны без премиума.

Права: каждому свой проект

Доступ настраивается в приложении «Команда» → «Доступ» → Pocket Lists. Для сотрудника или группы выбирается «Нет доступа», «Ограниченный доступ» или «Полный доступ». При ограниченном доступе отмечается, что человеку можно:

• работать с назначенными списками и создавать приватные списки и задачи — базовое право, включено всегда;
• создавать общие списки и назначать списки и задачи коллегам;
• работать со списками задач в связке с заказами Shop-Script.

Ниже — уровень доступа к каждому проекту отдельно: так склад видит свои списки, маркетинг — свои, а руководитель — всё. Подробно про модель прав — в статье серии про права доступа сотрудников.

wa-magazin.ru

Уведомления

В «Настройках» каждый сотрудник сам выбирает email-уведомления: ежедневную сводку задач на сегодня, на сегодня и завтра или на неделю вперёд, письма о назначении новых задач, о новых общих списках, о выполнении задач и о комментариях — только по своим задачам или по всем общим спискам.

С чего начать

1. Заведите проекты под направления магазина: склад, маркетинг, контент.
2. Соберите 2–3 чек-листа под повторяющиеся операции — сборку заказа и публикацию товара.
3. Назначьте ответственных и сроки, чтобы задачи не были «ничьими».
4. Включите повторы для регулярной рутины.
5. Настройте права по проектам в «Команде».
6. Когда освоитесь — подключите премиум и добавьте автоматизации по заказам.

Подводные камни

• Завести и забросить. Любой таск-менеджер мёртв без привычки им пользоваться. Договоритесь, что задачи живут здесь, а не в мессенджере.
• Задачи без ответственного и срока. «Ничья» задача без дедлайна не делается никогда. Назначайте исполнителя и срок.
• Дубли с мессенджером. Если часть задач в чате, а часть в приложении — теряется и то, и другое. Перенесите операционку целиком.
• Ожидать от базовой версии всего. Канбан, автоматизации по заказам, карта, ИИ и повтор целых чек-листов — в премиуме. Оцените, что из этого действительно нужно команде.
• Сразу сложные автоматизации. Начните с ручных задач и чек-листов, автоматизации добавляйте, когда процесс устоялся.
• Открытый доступ ко всему. Разнесите списки по проектам с правами, иначе они превратятся в общую свалку.

Частые вопросы

Чем Pocket Lists лучше задач в мессенджере? Ответственные, сроки, приоритеты, чек-листы, повторы и комментарии — в одном месте, рядом с заказами магазина, а не в ленте, где всё тонет.

Можно ли создавать задачи автоматически по заказам? Да, в премиум-версии: правила создают задачи, когда заказ меняет статус. Вручную поставить задачу из карточки заказа можно и без премиума.

Подходит ли для чек-листов сборки заказов? Именно для этого и подходит: шаблонный чек-лист обеспечивает одинаковое качество у всех сотрудников.

Увидит ли покупатель задачи по своему заказу? Нет. Задачи видны только сотрудникам в бэкенде.

Есть ли мобильное приложение? Есть бета-версия для Android; версия для iOS, по словам разработчика, в работе.

Итог

Pocket Lists наводит порядок в операционке магазина: проекты и чек-листы для повторяемого качества, задачи со сроками, приоритетами и ответственными, повторы для рутины, персональный поток и календарь, задачи прямо из заказов Shop-Script. А премиум-версия добавляет автоматизации, которые сами превращают события заказов в задачи. Начните с пары чек-листов под свои рутинные операции и общего места для задач вместо мессенджера — и команда перестанет терять дела и срывать сроки.

На этом серия «Приложения Webasyst» завершается: экосистема, CRM, поддержка, база знаний, файлы и задачи команды — инструменты, которые превращают одиночный магазин в слаженную систему. Все они работают на одном аккаунте с общими сотрудниками и правами — а значит, расти можно без боли интеграций.

Хотите выстроить операционку команды на задачах и автоматизациях, связанных с магазином? Напишите нам в поддержку или оставьте заявку на консультацию.

Приобрести Pocket Lists