Files Webasyst: облачное хранилище для документов и файлов магазина

Договоры с поставщиками — на почте у бухгалтера. Прайсы — в папке «Загрузки» у менеджера. Исходники фото — на флешке у контентщика. Регламенты — «где-то в чате». Пока магазин маленький, это терпимо. Но стоит команде вырасти — и нужный документ невозможно найти, у уволившегося сотрудника осталась половина файлов, а версии прайса размножились в пяти местах.

Хорошая новость: в экосистеме Webasyst для этого есть приложение «Файлы» (Files) — корпоративное хранилище прямо внутри вашей системы, рядом с магазином, CRM и командой. Ниже — что оно умеет и как с ним работать, по шагам и со скриншотами из реальной установки.

Что такое «Файлы» по-простому

«Файлы» — это как привычное облако вроде Dropbox, но внутри вашего аккаунта Webasyst: с теми же сотрудниками и группами, что и в магазине. Файлы хранятся либо в облаке Webasyst, либо на вашем собственном сервере — без сторонних сервисов, к которым у вас нет доступа.

Ключевая мысль: документы магазина живут не на личных компьютерах сотрудников, а в общем хранилище, где доступ настраивается по группам, а файлы не теряются при смене команды.

Приложение принимает любые форматы: таблицы, PDF, документы Word, фото, видео, архивы. Для изображений строятся миниатюры, поэтому папку с фотографиями удобно просматривать прямо в браузере.

Интерфейс: где что находится

Слева — боковая панель, справа — содержимое выбранной папки.

• Кнопка «Загрузить файлы» — главное действие приложения.
• «Все файлы» и «Избранное» — быстрый доступ ко всему, что вам доступно, и к отмеченным звёздочкой файлам.
• Фильтры (например, встроенные Documents и Images) и пункт «Новый фильтр» — умные подборки по условиям.
• «Поиск файлов» — поиск по имени.
• Раздел «Папки» — дерево ваших хранилищ и папок; плюсик рядом с заголовком создаёт новую папку верхнего уровня.
• Внизу — «Корзина», «Плагины», «Статистика» и «Задачи cron».

wa-magazin.ru

Шаг 1. Создайте папки верхнего уровня с правильным доступом

Папка верхнего уровня (в терминах движка — хранилище) задаёт, кому вообще видно её содержимое. При создании выбирается один из трёх типов доступа:

• Приватный — только вы. Личные черновики, документы руководителя.
• Общий — все пользователи бэкенда. Регламенты, инструкции, фото для контента.
• Ограниченный — только отмеченные группы или выбранные пользователи. Договоры, бухгалтерия, закупки.

Для ограниченной папки сразу отмечаются группы сотрудников и уровень доступа для каждой. Группа «Администраторы» всегда имеет полный доступ. Здесь же можно выбрать иконку папки, чтобы разделы различались в боковой панели.

wa-magazin.ru

Внутри папки верхнего уровня кнопкой «Создать подпапку» стройте дерево любой вложенности: «Поставщики» → «Договоры», «Прайсы», «Накладные».

Шаг 2. Настройте права: пять уровней доступа

Для группы можно выбрать один из пяти уровней — названия ниже точно как в интерфейсе:

• Доступ запрещен — группа папку не видит.
• Только просмотр — смотреть и скачивать.
• Просмотр и комментирование — плюс оставлять комментарии.
• Добавление новых файлов — плюс загружать свои файлы.
• Полный доступ — управление файлами и папкой.

Права наследуются: файл, загруженный в папку, автоматически получает права этой папки — не нужно настраивать каждый документ отдельно. Если для конкретной папки или файла нужен особый режим, откройте её и нажмите кнопку «Доступ».

Пример для магазина: склад получает «Добавление новых файлов» в «Накладных», бухгалтер — «Только просмотр» в «Договорах», менеджеры по закупкам — полный доступ к «Прайсам», а регламенты лежат в общей папке для всех.

Шаг 3. Загрузите файлы

Откройте нужную папку и нажмите «Загрузить файлы» — появится окно, куда можно выбрать файлы или просто перетащить их. Перетаскивать можно и сразу в любое место страницы. Перед стартом приложение показывает место назначения: если вы промахнулись с папкой, его можно тут же изменить, а затем нажать «Начать загрузку».

wa-magazin.ru

После загрузки файлы появляются в списке с иконкой формата, датой обновления и размером. Прямо в строке видны теги, число комментариев, значок включённой публичной ссылки и цветная метка — о них ниже.

wa-magazin.ru

Для папки с фотографиями приложение строит миниатюры — исходники фото товаров удобно хранить рядом с остальными документами магазина.

wa-magazin.ru

Шаг 4. Работайте с группой файлов сразу

Отметьте файлы галочками — над списком появится панель массовых действий:

• Переименовать (для одного файла);
• Отправить по почте — письмо с файлами прямо из приложения;
• Создать копию и Переместить — в другую папку;
• Выделить — поставить цветную метку;
• Теги — назначить метки сразу нескольким файлам;
• Удалить — перенести в корзину.

wa-magazin.ru

Шаг 5. Карточка файла: теги, метки и комментарии

Кликните по имени файла — откроется его карточка. Здесь видно, кто и когда загрузил файл, в какой он папке, и доступны кнопки «Скачать», «Ссылка», «Доступ», отправка по почте и удаление.

• Теги — например, «закупки» или «актуальный». Популярные теги подсказываются, по тегу потом легко собрать все нужные файлы.
• Выделить — цветная метка: жёлтым — «требует внимания», зелёным — «проверено». Договоритесь о цветах в команде.
• Комментарии — обсуждение прямо у файла: «с 1 октября цены вырастут на 7%, обновите закупочные». Не нужно искать переписку в мессенджере.

wa-magazin.ru

Звёздочка в строке списка добавляет файл в «Избранное» — удобно для прайсов и шаблонов, которые открываете каждый день.

Шаг 6. Поделитесь файлом по ссылке

Нужно отправить поставщику прайс или клиенту — макет? Откройте файл или папку, нажмите «Ссылка» и включите переключатель «Ссылка на этот файл». Появится прямая секретная ссылка на скачивание — открыть её можно без авторизации в бэкенде, доступ в систему человеку давать не нужно.

wa-magazin.ru

Ссылка работает, пока переключатель включён. Выключили — ссылка перестала открываться. Пароля у ссылки нет, поэтому для конфиденциальных документов включайте её только на время передачи.

Шаг 7. Найдите нужное: поиск и фильтры

• Поиск файлов в боковой панели ищет по имени во всех доступных вам папках.
• Фильтры — сохранённые подборки по условиям. Встроенные Documents и Images отбирают документы и изображения, а через «Новый фильтр» можно собрать свою подборку. Условия — имя файла, теги, папки и тип файла (текст, документы, изображения и другие). Фильтр можно оставить только для себя или сделать общим для всей команды.

Например, общий фильтр «Закупки» с тегом «закупки» соберёт все актуальные прайсы и условия поставщиков из разных папок в один список.

wa-magazin.ru

Корзина и статистика

Удалённые файлы попадают в «Корзину», а не исчезают навсегда: пока корзину не очистили, файл можно вернуть на место.

wa-magazin.ru

Раздел «Статистика» показывает, сколько места и файлов приходится на каждую папку верхнего уровня, на корзины, на типы файлов и на пользователей. Так видно, где разрослись тяжёлые исходники и что пора почистить.

wa-magazin.ru

Интеграции: Dropbox и WebDAV

Функциональность расширяется плагинами — раздел «Плагины» в боковой панели. Для синхронизации с внешними ресурсами разработчик предлагает плагины «Dropbox» и «WebDAV-сервер»: они нужны для обмена документами между «Файлами» и привычными инструментами — облаком Dropbox и программами, которые умеют работать по протоколу WebDAV. Плагины устанавливаются отдельно из магазина Webasyst.

Зачем это магазину: типичные сценарии

• Документы поставщиков — договоры, накладные, прайсы в одной ограниченной папке с доступом для закупок, склада и бухгалтерии.
• Исходники контента — фото товаров в высоком разрешении, макеты баннеров, видео для карточек.
• Регламенты и инструкции — общая папка для всех с правилами работы (отлично дополняет чек-листы в Pocket Lists).
• Юридические и бухгалтерские файлы — в закрытой папке с доступом только бухгалтерии и директора.
• Обмен с внешними людьми — прайс поставщику или макет дизайнеру по прямой ссылке, без вложений в почте.

И, что важно при текучке: файлы привязаны к хранилищу команды, а не к личному компьютеру сотрудника — человек ушёл, документы остались.

Лучшие практики

• Сначала структура, потом загрузка. Набросайте дерево папок на бумаге: папка верхнего уровня на отдел или направление, подпапки — по типам документов.
• Права — через группы. Настраивайте доступ для групп сотрудников, а не для отдельных людей: пришёл новый менеджер — добавили в группу, и он сразу видит нужное.
• Минимально достаточный уровень. Кому достаточно смотреть — «Только просмотр». Полный доступ — только ответственным.
• Единые правила имён. Например, «2026-09 Прайс Поставщик.xlsx» — дата в начале, и файлы сами сортируются по времени.
• Теги и цвета по договорённости. Небольшой общий словарь тегов и значения цветных меток — иначе они быстро теряют смысл.

Подводные камни

• Одна свалка вместо структуры. Без продуманного дерева папок хранилище быстро превращается в хаос. Заложите структуру сразу.
• «Общий» доступ ко всему. Не делайте все папки общими по умолчанию — договоры и бухгалтерию держите в ограниченных папках.
• Файлы остались у сотрудников. Если документы продолжают жить на личных компьютерах, проблема не решена. Перенесите рабочие файлы в хранилище и договоритесь, что «истина» — там.
• Забытые публичные ссылки. Ссылки открываются без пароля. Выключайте их, когда файл передан, особенно для конфиденциальных документов.
• Нет бэкапа. Хранилище не отменяет резервных копий. Если «Файлы» работают на вашем сервере, включите каталог с файлами приложения в регулярный бэкап — подробнее в отдельной статье про резервное копирование.

Частые вопросы

Чем «Файлы» лучше Google Drive? Тем, что хранилище внутри вашего аккаунта Webasyst: те же сотрудники и группы, единые права, всё рядом с магазином и CRM, а файлы можно держать на своём сервере.

Можно ли дать доступ только на чтение? Да. Уровень «Только просмотр» — смотреть и скачивать без возможности что-то менять.

Что если случайно удалили файл? Он в корзине — его можно восстановить, пока корзину не очистили.

Можно ли поделиться файлом с тем, у кого нет доступа в систему? Да, через прямую ссылку: включите её в окне «Ссылка», и файл скачается без авторизации.

Где хранятся файлы? В облаке Webasyst или на вашем собственном сервере — в зависимости от того, как установлен Webasyst.

Итог

«Файлы» превращают разбросанные по почте, флешкам и личным компьютерам документы в общее хранилище внутри вашей системы: дерево папок, три типа доступа и пять уровней прав по группам, теги, цветные метки, комментарии, фильтры, корзина, прямые ссылки и интеграции с Dropbox и WebDAV. Заложите структуру, настройте доступы по отделам — и нужный документ всегда найдётся, а уход сотрудника перестанет означать потерю половины файлов.

В следующем выпуске серии — Photos: управление фотографиями и медиа.

Хотите навести порядок в документах магазина и настроить общий доступ команде? Напишите нам в поддержку или оставьте заявку на консультацию.

Приобрести «Файлы»